Как да пишем по-добри текстове и имейли. Създаване и коректура

Здравейте, приятели! Днес ще ви разкажа как да пишете по-добри текстове и имейли, и да откривате проблеми по тях.
Тези съвети се доказаха с времето. И така, да започваме!

Питали ли сте се някога как да подобрите текстовете си?

С каквото и да се занимавате, подобряването на уменията ви за писане, и редактиране може драматично да промени отношението на другите към вас. Умението за коректура на текстове е абсолютно задължително за всеки добър копирайтър.

Ако кандидатствате за работа, при писането на своето мотивационно писмо обърнете внимание на правописа, пунктуацията и граматиката, за да изглеждате сериозно в очите на работодателя.

Помислете внимателно дали нещо в текста би засегнало получателя му, защото лошо написаният текст може да ви извади от играта и да урони репутацията ви.

Текст с елементарни езикови грешки и неясен изказ отправя неприятно послание към читателя, защото в очите му ще изглеждате като аматьор. Бихте ли поверили на неграмотен човек управлението на бизнеса си? Аз не бих!

Поправете грешките в текста си, преди да го изпратите. Така ще наклоните везната в своя полза.

След малко ще се запознаем подробно с някои добри практики при писането на текстове и имейли. Но преди това…

Изказахте ли се ясно?

Често сме небрежни към думите и не мислим какво всъщност казваме.

Всекиму се е случвало да обиди някого с на пръв поглед “невинна” забележка.

Не допускайте това в професионалната си кореспонденция. Уверете се, че сте се изказали кристално ясно.

Препрочетете на глас написаното и ако откриете грешки – отстранете ги.

Към кого се обръщате с текста си?

Съобразете тона си с аудиторията.

Не разговаряте по еднакъв начин с любимата и с шефа си, нали?

Е, ако любимият и шефът са един и същ човек, това е друго…

Погрижихте ли се за форматирането?

Текстът ви трябва да изглежда подреден, с необходимите отстояния между думите и параграфите.

Как да откриваме грешките си?

След малко ще научите “тайни”, които ще ви помогнат както в кореспонденцията, така и в ежедневното общуване.

Няма нужда от специални умения или специализиран софтуер; необходимо е единствено силно желание за усъвършенстване!

Кое е най-важното при писането и само-редактирането?

За да не усложняваме примера, ще коментираме имейл текстовете, но съветите по-долу можете да приложите в цялата си кореспонденция.

  • Препрочетете текста, преди да го изпратите.
  • Точен и ясен ли е изказът?
  • Бъдете конкретни. Ценете времето на получателя.
  • Написахте ли правилно името на получателя, както и своето име? Сбърканото име показва, че получателят не е значим за вас.
  • Прочетете на глас написаното. Ако нещо не звучи добре, поправете го.
  • Конкретно и ясно ли е заглавието на имейла?
  • Какво съдържа тялото на имейла? Има ли нещо за оправяне по форматирането?

Приложете тези съвети и ви обещавам, че кореспонденцията ви ще бъде по-продуктивна!

Не бързайте да споделяте текста. Помислете…

  • Какъв бе поводът за написването му? Изложихте ли ясно тезата си?
  • Ако се нуждаете от допълнителна информация, поискахте ли я в детайли?
  • Ако желаехте да споделите нещо, направихте ли го?
  • Фактите в текста доказани ли са?
  • Правилно ли написахте името на получателя?
  • Ако получателят ви е заслужил някаква титла, например лекар, директор, инженер и други, обърнахте ли се към него с нея?
  • Прочетохте ли на глас текста, преди да го изпратите?

 

Как да се представим като интелигентен, способен професионалист?

  • Пишете грамотни текстове и ги препрочитайте, преди да ги споделите.
  • Доверете се на слуха си – ако нещо звучи странно, обикновено е грешно.
  • Премахнете излишните думи и добавете липсващите такива.
  • Спазвайте пунктуацията, правописа и граматическите правила.
  • Запитайте свой приятел за мнение за текста.
  • Отдалечете се за няколко минути от текста. Пийнете кафе или се разходете. Препрочетете го със свежи очи.
  • Софтуерните граматически инструменти не хващат всички грешки, а само най-често срещаните.
  • Задайте си въпроса: “Мога ли да кажа това по-просто?”
  • Активно или пасивно пишете? Пасивният глас утежнява изказа и с него текстовете звучат по-формално. Обръщайте се директно към читателите си, защото така текстовете звучат по-живо.
  • Създайте списък с често допускани грешки. Преглеждайте този списък, преди да споделите текста.
  • Бъдете любезни и възпитани.
  • Съобразете своя тон и стила си с аудиторията.
  • Не използвайте абревиатури; не скъсявайте думите.
  • Избягвайте необичайни шрифтове. Придържайте се към настройките по подразбиране на вашата имейл или текстова програма.
  • Ярко оцветеният текст е по-трудно четим, избягвайте го.
  • НЕ ПИШЕТЕ С ГЛАВНИ БУКВИ. ТОВА ОЗНАЧАВА ВИКАНЕ. НИКОЙ НЕ ОБИЧА ДА МУ КРЕЩЯТ!
  • Ако нещо звучи обидно, поправете го.
  • Проявете такт. Вместо да кажете: “Ти си виновен за това”, опитайте със “Смяташ ли, че и ти носиш отговорност за станалото?” Кое звучи по-добре –  “Заповядвам ти утре до пет следобед да приключиш с документите”, или “Би ли приоритизирал документите за утре до пет следобед? Това е много важно и ще ти бъда благодарен.”
  • Благодарете на получателя/читателя, че е отделил време да прочете писмото ви.
  • Винаги бъдете конкретни и ясни в изказа си. Вместо да кажете: “Много съм ядосан”, с което може би ще объркате получателя на писмото, уточнете какво точно ви е ядосало.
  • Покажете уважение към получателя/читателя на вашия текст.

 

Има ли място за творчество в бизнес кореспонденцията?

  • За всяко нещо си има време и място. Служебната кореспонденция е предназначена за вършене на работа.
  • Бъдете кратки, точни и ясни в нея. Не пишете есета.
  • Ако желаете да наблегнете на нещо, форматирайте го подходящо.
  • Изберете подходящ шрифт.
  • Поставете отстояния между параграфите за да “диша” текстът ви.
  • Никога не използвайте масово разпространени шаблони за кореспонденция или за статии – това оставя лошо впечатление.
  • Не забравяйте каква е била първоначалната цел на кореспонденцията/статията.

 

Как да бъдем още по-продуктивни в кореспонденцията си?

  • Не пишете просто “Здравей” или “Бърз въпрос” – бъдете конкретни!
  • Вмъквайте документите в имейла като прикачени файлове, вместо да копирате съдържанието им в тялото на имейла.
  • Не затормозявайте получателя с излишни работи.
  • Ако някоя дата, личност, проект или тема са важни, удебелете ги. И ги упоменете изрично.
  • Забравете жаргонизми, емотикони и абревиатури от социалните медии. С тях в бизнеса изглеждате като аматьор.
  • С начина си на общуване вие задавате стандарт, който другите са принудени да спазват.

Спазвайте тези правила и кореспонденцията ви ще бъде продуктивна и професионална!

Към блогърите – какво и как да публикуваме?

  1. Пишете съдържание, което е ценно за последователите ви. Проверете внимателно фактите, подзаглавията, правописа, пунктуацията и граматиката, хипервръзките, изображенията и цялото съдържание, преди да споделите текста си.
  2. За да създадете добър текст, запознайте се внимателно с темата и след като го напишете, препрочетете го на глас няколко пъти. Добрите текстове решават проблем, отговарят на въпрос, разплитат възел, лекуват болка…
  3. Уважавайте последователите си и не ги подвеждайте, и не им губете времето!
  4. Не всичко, което сте написали, заслужава да бъде публикувано и прочетено. Задръжте посредствените текстове за себе си, колкото и време да сте им отделили.

Преди да споделите материала с последователите си, задайте си някои въпроси:

  • Добре ли съм се аргументирал тук?
  • Написаното звучи ли логично?
  • Мога ли да го кажа по-директно?
  • Разбираемо ли е написаното?

 

Споделих погрешка черновата. Какво да правя?

  1. Понякога става така. Уведомете получателите/последователите за грешката..
  2. Уточнете какво сте объркали.
  3. Споделете готовия текст с етикет “Поправка” в заглавието.

 

Какво научих днес?

Поздравления! Днес се научихте как да пишете качествени текстове и имейли, и да отстранявате грешките по тях..
Обобщих за вас най-важните акценти в статията. Препоръчвам ви да си зададете следните въпроси, преди да споделите своя текст:

  • Наред ли са правописа, пунктуацията и граматиката?
  • Правилно ли написах имената на получателите/хората и датите?
  • Как е форматирането?
  • Как звучи на глас написаното?
  • Казах ли каквото исках?
  • Използвах ли жаргон, емотикони и съкращавах ли думите?
  • Бях ли директен, конкретен и ясен?
  • Бях ли възпитан и проявих ли уважение?
  • Проявих ли такт?
  • Реших ли проблем с текста си?
  • Зададох ли конкретен въпрос? Изпратих ли конкретни детайли? Изпратих ли конкретни предложения?

И допълнение от Георги Георгиев, 31.1.2017 г. – попълвайте адреса на получателя накрая, когато е напълно готово, изчетено и редактирано.
За още полезни текстове за бизнес и дигитален маркетинг, абонирайте се по имейл. Ще ви изпращаме само най-доброто от блога!

Споделете тази статия с приятели, за да повишат и те качеството на своите текстове и кореспонденция, както и продуктивността си.

Това е от мен.

Благодаря ви за вниманието.

Аз съм Кирил Йовев, основател на webselo.com. До нови срещи!

Webselo.com - Full Service Digital Agency
4.8
На базата на 67 ревюта
Nikolay Gorov
Nikolay G.
17:34 03 Apr 21
Благодаря за професионалната консултация и отношение на Кирил!
гергана неделчева
гергана Н.
10:17 21 Mar 21
Благодаря за страхотното лого и за уникалното отношение на Руди.
Daniel GTA
Daniel G.
08:41 21 Mar 21
Radostin Valeov
Radostin V.
12:11 11 Mar 21
Красимир Кирилов
Красимир К.
11:03 05 Mar 21
Благодаря за прекрасното отношение на г-н Йовев! Консултациите, които проведох с него потвърдиха първоначалното ми мнение, че това е един стойностен човек и голям професионалист ! Горещо препоръчвам !прочети повече
Rositsa Panayotova
Rositsa P.
18:01 09 Feb 21
Много благодаря за страхотното лого! По-хубаво и интересно от това, което си представях! Горещо препоръчвам!
Silviya Abadjieva
Silviya A.
12:49 09 Feb 21
Благодаря ви за професионализма и прекрасното отношение в лицето на Кирил Йовев и Венцислав Илиев,за цялото търпение и старание.
Ван Оборудване
Ван О.
12:01 02 Feb 21
Попаднахме на webselo.com, докато търсихме изпълнител за новия ни фирмен сайт. След като разгледахме реализираните им проекти, бяхме сигурни, че това е точната фирма за нас. С тях се комуникира лесно, бързо, ефективно. Работи си се леко, професионално, ползотворно. Особено сме благодарни, че ни доставиха удоволствието да вземем активно участие в качването на съдържание в новия сайт. Крайният резултат ни удовлетворява много! А логото, което създадоха за нас за 2 дни, е безапелационно най-доброто възможно. Препоръчваме webselo.com без колебание!(Translated by Google)We came across webselo.com while looking for a contractor for our new company website. After reviewing their projects, we were sure that this is the right company for us. It is easy, fast and effective to communicate with them. You work lightly, professionally, fruitfully. We are especially grateful that we were pleased to take an active part in uploading content to the new site. The end result satisfies us a lot! And the logo they created for us in 2 days is unquestionably the best possible. We recommend webselo.com without hesitation!прочети повече
Katya Gancheva
Katya G.
08:40 01 Feb 21
Изключително впечатлена съм от Радослав Радославов- Руди! Невероятен професионалист, събеседник и ЧОВЕК!
Stoyan Tsolov
Stoyan T.
19:23 29 Jan 21
Съвременна дигитална агенция с млад, амбициозен, отговорен и професионален екип. Изпълняват възложените им задачи качествено и в срок!
Kalin Dimitrov
Kalin D.
08:22 28 Jan 21
Използвах услугите на компанията за дизайн на ново лого и промяна в корпоративните цветове на съществуващ фирмен сайт. Човекът, с който работих, е Руди - добър професионалист и много отзивчив. Доволен съм от резултата от извършената работа. Бих препоръчал фирмата и на свои познати за изработка на лого дизайн. При необходимост бих се обърнал към фирмата и за другите предлагани от нея услуги. На екипа на Webselo.com желая здраве и успехи!прочети повече
Валери Тафров
Валери Т.
22:14 26 Jan 21
Страхотни професионалисти.Оценката за работата им не е 10/10 ,а 15/10.Спрямо изискванията за логото нямаше нито едно различно мнение.Уникални в това ,което вършат.Доверете им се ...:)