Здравейте, приятели! Днес ще ви разкажа как да пишете по-добри текстове и имейли, и да откривате проблеми по тях.
Тези съвети се доказаха с времето. И така, да започваме!
Питали ли сте се някога как да подобрите текстовете си?
С каквото и да се занимавате, подобряването на уменията ви за писане, и редактиране може драматично да промени отношението на другите към вас. Умението за коректура на текстове е абсолютно задължително за всеки добър копирайтър.
Ако кандидатствате за работа, при писането на своето мотивационно писмо обърнете внимание на правописа, пунктуацията и граматиката, за да изглеждате сериозно в очите на работодателя.
Помислете внимателно дали нещо в текста би засегнало получателя му, защото лошо написаният текст може да ви извади от играта и да урони репутацията ви.
Текст с елементарни езикови грешки и неясен изказ отправя неприятно послание към читателя, защото в очите му ще изглеждате като аматьор. Бихте ли поверили на неграмотен човек управлението на бизнеса си? Аз не бих!
Поправете грешките в текста си, преди да го изпратите. Така ще наклоните везната в своя полза.
След малко ще се запознаем подробно с някои добри практики при писането на текстове и имейли. Но преди това…
Изказахте ли се ясно?
Често сме небрежни към думите и не мислим какво всъщност казваме.
Всекиму се е случвало да обиди някого с на пръв поглед “невинна” забележка.
Не допускайте това в професионалната си кореспонденция. Уверете се, че сте се изказали кристално ясно.
Препрочетете на глас написаното и ако откриете грешки – отстранете ги.
Към кого се обръщате с текста си?
Съобразете тона си с аудиторията.
Не разговаряте по еднакъв начин с любимата и с шефа си, нали?
Е, ако любимият и шефът са един и същ човек, това е друго…
Погрижихте ли се за форматирането?
Текстът ви трябва да изглежда подреден, с необходимите отстояния между думите и параграфите.
Как да откриваме грешките си?
След малко ще научите “тайни”, които ще ви помогнат както в кореспонденцията, така и в ежедневното общуване.
Няма нужда от специални умения или специализиран софтуер; необходимо е единствено силно желание за усъвършенстване!
Кое е най-важното при писането и само-редактирането?
За да не усложняваме примера, ще коментираме имейл текстовете, но съветите по-долу можете да приложите в цялата си кореспонденция.
- Препрочетете текста, преди да го изпратите.
- Точен и ясен ли е изказът?
- Бъдете конкретни. Ценете времето на получателя.
- Написахте ли правилно името на получателя, както и своето име? Сбърканото име показва, че получателят не е значим за вас.
- Прочетете на глас написаното. Ако нещо не звучи добре, поправете го.
- Конкретно и ясно ли е заглавието на имейла?
- Какво съдържа тялото на имейла? Има ли нещо за оправяне по форматирането?
Приложете тези съвети и ви обещавам, че кореспонденцията ви ще бъде по-продуктивна!
Не бързайте да споделяте текста. Помислете…
- Какъв бе поводът за написването му? Изложихте ли ясно тезата си?
- Ако се нуждаете от допълнителна информация, поискахте ли я в детайли?
- Ако желаехте да споделите нещо, направихте ли го?
- Фактите в текста доказани ли са?
- Правилно ли написахте името на получателя?
- Ако получателят ви е заслужил някаква титла, например лекар, директор, инженер и други, обърнахте ли се към него с нея?
- Прочетохте ли на глас текста, преди да го изпратите?
Как да се представим като интелигентен, способен професионалист?
- Пишете грамотни текстове и ги препрочитайте, преди да ги споделите.
- Доверете се на слуха си – ако нещо звучи странно, обикновено е грешно.
- Премахнете излишните думи и добавете липсващите такива.
- Спазвайте пунктуацията, правописа и граматическите правила.
- Запитайте свой приятел за мнение за текста.
- Отдалечете се за няколко минути от текста. Пийнете кафе или се разходете. Препрочетете го със свежи очи.
- Софтуерните граматически инструменти не хващат всички грешки, а само най-често срещаните.
- Задайте си въпроса: “Мога ли да кажа това по-просто?”
- Активно или пасивно пишете? Пасивният глас утежнява изказа и с него текстовете звучат по-формално. Обръщайте се директно към читателите си, защото така текстовете звучат по-живо.
- Създайте списък с често допускани грешки. Преглеждайте този списък, преди да споделите текста.
- Бъдете любезни и възпитани.
- Съобразете своя тон и стила си с аудиторията.
- Не използвайте абревиатури; не скъсявайте думите.
- Избягвайте необичайни шрифтове. Придържайте се към настройките по подразбиране на вашата имейл или текстова програма.
- Ярко оцветеният текст е по-трудно четим, избягвайте го.
- НЕ ПИШЕТЕ С ГЛАВНИ БУКВИ. ТОВА ОЗНАЧАВА ВИКАНЕ. НИКОЙ НЕ ОБИЧА ДА МУ КРЕЩЯТ!
- Ако нещо звучи обидно, поправете го.
- Проявете такт. Вместо да кажете: “Ти си виновен за това”, опитайте със “Смяташ ли, че и ти носиш отговорност за станалото?” Кое звучи по-добре – “Заповядвам ти утре до пет следобед да приключиш с документите”, или “Би ли приоритизирал документите за утре до пет следобед? Това е много важно и ще ти бъда благодарен.”
- Благодарете на получателя/читателя, че е отделил време да прочете писмото ви.
- Винаги бъдете конкретни и ясни в изказа си. Вместо да кажете: “Много съм ядосан”, с което може би ще объркате получателя на писмото, уточнете какво точно ви е ядосало.
- Покажете уважение към получателя/читателя на вашия текст.
Има ли място за творчество в бизнес кореспонденцията?
- За всяко нещо си има време и място. Служебната кореспонденция е предназначена за вършене на работа.
- Бъдете кратки, точни и ясни в нея. Не пишете есета.
- Ако желаете да наблегнете на нещо, форматирайте го подходящо.
- Изберете подходящ шрифт.
- Поставете отстояния между параграфите за да “диша” текстът ви.
- Никога не използвайте масово разпространени шаблони за кореспонденция или за статии – това оставя лошо впечатление.
- Не забравяйте каква е била първоначалната цел на кореспонденцията/статията.
Как да бъдем още по-продуктивни в кореспонденцията си?
- Не пишете просто “Здравей” или “Бърз въпрос” – бъдете конкретни!
- Вмъквайте документите в имейла като прикачени файлове, вместо да копирате съдържанието им в тялото на имейла.
- Не затормозявайте получателя с излишни работи.
- Ако някоя дата, личност, проект или тема са важни, удебелете ги. И ги упоменете изрично.
- Забравете жаргонизми, емотикони и абревиатури от социалните медии. С тях в бизнеса изглеждате като аматьор.
- С начина си на общуване вие задавате стандарт, който другите са принудени да спазват.
Спазвайте тези правила и кореспонденцията ви ще бъде продуктивна и професионална!
Към блогърите – какво и как да публикуваме?
- Пишете съдържание, което е ценно за последователите ви. Проверете внимателно фактите, подзаглавията, правописа, пунктуацията и граматиката, хипервръзките, изображенията и цялото съдържание, преди да споделите текста си.
- За да създадете добър текст, запознайте се внимателно с темата и след като го напишете, препрочетете го на глас няколко пъти. Добрите текстове решават проблем, отговарят на въпрос, разплитат възел, лекуват болка…
- Уважавайте последователите си и не ги подвеждайте, и не им губете времето!
- Не всичко, което сте написали, заслужава да бъде публикувано и прочетено. Задръжте посредствените текстове за себе си, колкото и време да сте им отделили.
Преди да споделите материала с последователите си, задайте си някои въпроси:
- Добре ли съм се аргументирал тук?
- Написаното звучи ли логично?
- Мога ли да го кажа по-директно?
- Разбираемо ли е написаното?
Споделих погрешка черновата. Какво да правя?
- Понякога става така. Уведомете получателите/последователите за грешката..
- Уточнете какво сте объркали.
- Споделете готовия текст с етикет “Поправка” в заглавието.
Какво научих днес?
Поздравления! Днес се научихте как да пишете качествени текстове и имейли, и да отстранявате грешките по тях..
Обобщих за вас най-важните акценти в статията. Препоръчвам ви да си зададете следните въпроси, преди да споделите своя текст:
- Наред ли са правописа, пунктуацията и граматиката?
- Правилно ли написах имената на получателите/хората и датите?
- Как е форматирането?
- Как звучи на глас написаното?
- Казах ли каквото исках?
- Използвах ли жаргон, емотикони и съкращавах ли думите?
- Бях ли директен, конкретен и ясен?
- Бях ли възпитан и проявих ли уважение?
- Проявих ли такт?
- Реших ли проблем с текста си?
- Зададох ли конкретен въпрос? Изпратих ли конкретни детайли? Изпратих ли конкретни предложения?
И допълнение от Георги Георгиев, 31.1.2017 г. – попълвайте адреса на получателя накрая, когато е напълно готово, изчетено и редактирано.
За още полезни текстове за бизнес и дигитален маркетинг, абонирайте се по имейл. Ще ви изпращаме само най-доброто от блога!
Споделете тази статия с приятели, за да повишат и те качеството на своите текстове и кореспонденция, както и продуктивността си.
Това е от мен.
Благодаря ви за вниманието.
Аз съм Кирил Йовев, основател на webselo.com. До нови срещи!