Важно: webselo.com не извършва внедряване на Bitrix24. Тази услуга се извършва от фирма softkey.bg. Можете да се свържете с тях на този адрес.
За кого не е тази статия? Ако обичате да си губите времето и да сте непродуктивни – Не е за Вас! С помощта на софтуера Bitrix24 можете да вършите повече за по-кратко време. Звучи ли супер?
Bitrix24 може да ви помогне с организацията на офиса обхващаща общуване, календари, документи, събития, отпуски:
Bitrix24 ви помага с вашите отчети и задачи, срокове и създаване на повтарящи се, циклични задачи:
Разполагате с мощна CRM функционалност, с която общувате по-лесно и бързо със своите клиенти, колеги и партньори:
Изграждате обединен контактен център с вашите канали за комуникация, например мейл, чат, месинджър, телефон:
Създавате бързо и лесно сайтове, и е-магазини:
Всъщност Bitrix24 може МНОГО ПОВЕЧЕ. Както и вие 🙂
Но нека все пак да ви се представя. Казвам се Борислав и работя с продукти на Битрикс от 2004 година.
Облачният продукт бе представен на пазара през април 2012 и оттогава се предлага безплатна неограничена във времето версия за до 12 човека.
От самото начало целта на разработчиците е да обхванат най-използваните в една фирма дейности в една обща информационна система.
Разбира се всички тези функции и съвети можете да използвате и при внедряване на други информационни системи. Аз ще опиша Битрикс24 защото той обхваща максимален брой инструменти за работа и общуване. Как се започва? Нещо подобно на Клондайк – просто трябва да забиеш колчетата и мястото е твое.
Става лесно – регистрираме нов Bitrix24, сменяме му името и вече знаем moyat.bitrix24.com си е само мой. Дали веднага да поканим останалите колеги? Не, по-добре да не избързваме, нека разгледаме всички местенца, да се разходим навсякъде и тогава ще поканим някой колега.
Всички менюта се виждат много лесно – бургера горе вляво отваря всички менюта. Отворете всяко едно, а ако нещо не е ясно винаги можете да натиснете питанката горе вдясно за помощ.
Още при стартиране можете да изберете за какво основно ще използвате системата – Комуникация, CRM, Задачи и проекти и Сайтове.
„В началото бе словото“, изберете Комуникация и няма да сбъркате, така или иначе винаги може да изберете друга подредба на менюто. Всички функции са достъпни и всеки може да подрежда менюто свободно по всяко време.
Избор на основен вид на менюто – в зависимост от типа на основната дейност се показват различни позиции в менюто, а други се скриват от видимото пространство. Скритите пунктове в менюто винаги могат да се преместят във видимата област. Всяка отворена страница също може да се добави в менюто.
Моите първи стъпки при внедряване на системата
Първото, с което започвам е да опозная бизнеса, как конкретно се работи, колко човека са, да си представя, че съм на мястото на най-отдадения сътрудник с желание фирмата да расте. Следващите стъпки са лесни – с грижа за клиента определяш следните неща:
- Цел на внедряването – какво ще е най-полезното за клиента – вътрешна комуникация, ред в работата с клиентите, всички канали за комуникация да отидат на едно място. Една цел е напълно достатъчна – разбираема, приета от ръководството, измерима.
- Екип. Нека си представим следното 10 сътрудника без технически познания, поканени още в самото начало на работа започват да питат как да редактират реквизитите на дадена компания, за да пуснат оферта или как да добавят продукт в нея, или… А пък трима вече се справят чудесно, но в етапа на обучение не искат да вършат една и съща работа в две системи – офертата трябва да се направи и както преди, и по новия начин. 13 човека по 2 часа днес са 26 часа, а отговорите на всички въпроси и на претенциите на бойкотиращите също изискват време – например 4 часа. Сметките показват, че стартирането с много хора не винаги е смислен начин да се започне нещо ново.
- Малък екип от въвлечени в дейността на фирмата служители три – четири сътрудника заедно с ръководител са напълно достатъчно за стартиране. Описват и тестват един работен сценарий – например създаване на оферта в CRM от попълване на данните за фирмата през добавяне на продуктите до създаване на pdf файл и изпращането му на мейл. Подходящ шаблон за такова писмо вземащ автоматично името на представителя на клиента и всички необходими данни от системата също ще е полезен. Изглаждането на целия процес, подготовката на работещ сценарий може да се запише в няколко точки с подходящите линкове и дори с едно кратко видео. Това видео и работната инструкция вече може да се изпрати на няколко служителя за да опитат да се справят самостоятелно. При успешен опит можете да съберете възникналите въпроси и да им отговорите. След това се включват всички останали. Единият начин ни коства 40 човеко/часа, а другият отнема 10-15 часа и всичко работи. Трябва веднага да се изолират бойкотиращите процеса. Подмятанията – това не работи, много е сложно, предишното си беше супер не решават никакъв проблем.
- Не забравяйте – снимките по профилите спестяват много време, а длъжността на сътрудника помага на всеки новодошъл да се ориентира.
Снимка 3 В много от екраните се виждат само аватарите на служителите. При посочване се показва името, а понякога и длъжността. Когато има снимка на служителя ориентирането е много по-бързо и се пести до 10% от времето за работа.
- Начало – екипът трябва да знае кога и с какво започва, трябва да знае и кога трябва да има резултат. Накарайте някой да обещае нещо и той веднага ще поиска всичките му необходими ресурси. Щом е обещано и има условията да се изпълни работата лети.
- Срокове – стъпките трябва да са малки и задължително трябва да са успешни, трябва да се толкова малки, че да са успешни. Ако процесът на офериране е сложен и продължителен, и изисква поне няколко съгласувания, разделяме го на части. Първо преглеждаме и редактираме реквизитите на фирмата, после преглеждаме и редактираме продуктите. Количествата, цените, сроковете на доставка и плащане оставяме за следващия етап.
- Възвръщаемост – внедряването на информационна система не може да бъде самоцелно, то трябва да носи полза на фирмата – спестено време, спестен труд, възможност за съвместна работа, взаимозаменяемост на сътрудниците. Ако сложно и продължително внедряване на цяла система може да се замени от няколко елементарни действия на средно квалифициран служител то такова внедряване няма да е ценно за фирмата, ще влоши конкурентноспособността ѝ.
Полза, полза, полза – внедряване полезно за работата и внедряване носещо възвръщаемост на инвестициите в пари, време, компетенции и дори емоции на работното място.
Бях шокиран от един клиент – след инсталацията и стартирането във фирмата единствения въпрос беше „Как да включим емоджитата в Активната лента за общуване?“. Положителната емоцията при общуване в тази фирма явно е съществен ресурс и не напразно.
- Спринтове – малки успешни стъпки. В Битрикс24 има 5 блока на функционалност и значителен брой модули, които могат да бъдат използвани в един или друг момент. Не е необходимо да използвате CRM Маркетинг още в началото, ако календара на отпуските и отсъствията ще даде много повече ценност. Ако повтарящите се и цикличните задачи помагат повече в работата, не е необходимо да създавате сложни подчинени задачи със статуси и дори с автоматизации в тях. Малки и успешни стъпки, толкова малки, че веднага да са успешни.
- Капани има, избягвайте ги – най-честите са – веднага да поканим всички и да използваме всичко СЕГА. Полза и възвръщаемост за тях трябва да мислите, първо няколко човека и работещи сценарии, това трябва да са водещите начини на внедряване. Трима души по 5 часа могат да донесат повече полза от 30 човека пропиляли по час.
- Бойкотиращи – всеки процес на внедряване на информационна система включва някакъв етап на едновременна работа по стария и по новия начин. За всеки човек този етап е сложен, досаден, дори непреодолим. Навикът и страхът от новото си казват думата, затова хората които дори подсъзнателно не искат новото бойкотират самия процес на внедряване. Колкото по-късно бойкотиращите се включат в процеса и колкото са по-малко на всеки етап на внедряване е толкова по-добре. В първоначалния екип в най-добрия случай не трябва да има въобще. Сред служителите за тестове и въпроси е добре да са без превес над останалите. След пълното внедряване и обучение при работеща система техните грешки и страхове могат много успешно да бъдат показвани и отстранявани, може да се показват видео и работни инструкции.
Популярни примери на внедряване
- Сайт визитка, сайт каталог, сайт на събитие със собствен домейн без да се плаща за хостинг, с лайв чат, форма за обратна връзка, Фейсбук страница и месинджър. Това използване на безплатния план на Битрикс24 е най-масово дава възможност за създаване на сайт за няколко часа. Всички запитвания на клиентите постъпват в CRM системата. Изграждането на сайта не изисква специални технически познания.
- – Свързване на работещ сайт с цел постигане на омниканалност при обслужването на клиентите, автоматизиране на етапите на обслужване на клиента от първоначалния контакт през уточняване на интереса му до доставка на продукт или последваща комуникация.
- Задачи и проекти – създаване на работни групи по проекти, използване на шаблони на стандартни задачи, използване на шаблони на циклични задачи, проверяване на краен срок, засичане на използвано време, работни отчети по задачи, измерване на обща ефективност на сътрудника.
Работни сценарии за използване
- Получено запитване от сайт, създаване на проформа фактура за доставка на продукта, въвеждане на получено плащане и изпращане на фактура за доставен продукт. Всеки един етап е придружен с автоматични нотификации към сътрудника отговарящ за процеса, създаване на задачи за етапа, автоматично създаване на документи с данните на клиента проформа за плащане и фактура при доставка.
- Получено запитване от сайт, телефон или месинджър. Разпределяне за обработка в отдела по продажби, проучване на запитването, проучване на клиента от публични източници и за предишни запитвания, уточняващ разговор и насочване към подходяща за клиента търговска точка за оформяне на документи и получаване на услуга или продукт. Всеки етап е с нотификация към сътрудника, задача към сътрудника с наблюдаващ и краен срок, отложена контролна нотификация при липса на напредък в процеса на обработка, оповестяване и задача към сътрудника в търговския обект за свързване с клиента.
Изводи – информационната система може да бъде полезна за всекидневната работа. Внедряването ѝ трябва да има възвръщаемост на инвестицията в ресурси. Стъпките на внедряване трябва да са толкова малки, че да са успешни. Екипът на внедряване трябва да е малък и от отдадени сътрудници. Безплатната версия е неограничена по време за до 12 човека. Демо периода за пълна функционалност е 30 дена, а след изтичането му възможностите се връщат към тези на безплатния план.
Подарък – за всеки упорит читател стигнал до тук освен обичайния безплатен час за представяне и консултация по Битрикс24 ще направя настройка и включване на уеб уиджет на сайта му с включен лайвчат с български превод, уеб форма и форма за обратно позвъняване подаващи клиентските запитвания директно в CRM модула на неговия Битрикс24. Достатъчно е да ми изпратите запитване в softkey.bg с линк към тази статия.
Моята цел е Вашето успешно внедряване.
П.П. Една малка изненада за маркетолозите и дигиталните агенции – модулът Sales Intelligence дава възможност да посочите къде харчите парите за реклама и колко лийдове и успешни сделки са получени от различните канали. В отчета можете да видите дори кой от операторите се справя най-добре с продажбите и кой изостава.